Andrea Albertini è il responsabile dei servizi generali di Proges, funzione a cui afferiscono le attività di centralino-reception, ufficio protocollo, segreteria generale e segreteria di presidenza e di direzione.
Andrea cura anche l’organizzazione degli eventi. Gli abbiamo rivolto alcune domande sull’assemblea generale dei soci che rappresenta l’evento più importante e fondante della cooperativa.
Come si organizza l’assemblea di una cooperativa di quasi 3.000 soci come Proges?
Quando entrai in cooperativa, aihmè 28 anni fa, Proges svolgeva le sue assemblee di bilancio nel piccolo auditorium della Banca Monte. Oggi le organizza all’auditorium Paganini di Parma, uno spazio dalla capienza adeguata per consentire la potenziale partecipazione dei nostri soci.
Durante l’emergenza pandemica del 2020 Proges, come tutti del resto, dovette modificare la gestione delle assemblee poichè la normativa di quei mesi proibiva gli eventi in presenza.
Passammo quindi alla modalità in remoto.
Dall’anno successivo, anche se le norme non lo rendevano più obbligatorio, abbiamo optato per la “formula mista“, ovvero continuato a consentire la partecipazione online a coloro che lo desiderassero, unitamente al ritorno della possibilità in presenza. La scelta della “formula mista” è stata assunta per favorire al massimo il coinvolgimento dei soci, a maggior ragione perchè oggi Proges opera in tante regioni italiane. Con questa modalità, infatti, i soci possono informarsi e votare senza essere costretti a trasferimenti più o meno lunghi, semplicemente collegandosi da casa, dall’ufficio o dal proprio servizio
Altre cooperative sono tornate alla sola modalità ‘in presenza’ e non consentono più il voto in remoto o la ‘formula mista’, che comporta un supplemento organizzativo e di costi.
Auspichiamo che il nostro impegno possa aumentare la partecipazione.
Operativamente in cosa consiste la partecipazione a un’assemblea online?
E’ del tutto simile al collegamento a un evento in streaming, seguendo però regole precise trattandosi di un evento riservato ai soci. Solo i soci, infatti, hanno diritto di partecipare all’assemblea della cooperativa.
Quindi, in primis, è necessario richiedere di partecipare all’assemblea entro una determinata tempista. Tale richiesta viene verificata, nel senso che viene verificata la sussistenza del diritto di partecipazione e di voto. Se il nominativo rientra nell’elenco dei soci, il portale genera in automatico le credenziali di accesso che sono inviate al socio.
Anche coloro che intendessero partecipare in presenza devono registrarsi.
Perchè devono registrarsi anche quelli che parteciperanno in presenza?
Il voto dei soci sia in presenza che collegati in remoto avviene online mediante piattaforma.
E’ stato necessario unificare la modalità di voto altrimenti risulterebbe complicato gestire i voti di chi è in sala fisicamente e di chi è collegato online.
Utilizziamo una piattaforma digitale, denominata Eligo, che traccia il voto ed elabora i risultati in tempo reale, registrando chi si è espresso a favore, chi in modo contrario e chi si è astenuto. Il Codice Civile prevede che i risultati delle votazioni siano recepito all’interno del verbale dell’assemblea.
E chi chiedesse di registrarsi dopo la scadenza prefissata?
I termini che sono chiaramente indicati nell’avviso di convocazione dell’Assemblea sono di carattere organizzativo per permettere al sistema con validità legale l’invio delle credenziali. Chi eccezionalmente non riuscisse a rispettarli lo deve comunicare all’indirizzo di posta elettronica dedicato all’Assemblea e indicato nell’avviso di convocazione.
Quali strumenti utilizzate per portare a conoscenza dei soci la data dell’assemblea e le tempistiche per la registrazione?
Il link a cui registrarsi è riportato nell’avviso di convocazione dell’assemblea.
Da statuto siamo obbligati a pubblicare tale avviso sulla Gazzetta di Parma.
Con un congruo anticipo lo carichiamo sul portale dove ogni socio va a scaricare il cedolino della propria busta paga.
Procediamo poi a un invio settimanale a pioggia a tutti i coordinatori e responsabili dei servizi chiedendo loro di divulgare, quanto più possibile, l’avviso sul posto di lavoro.
Da quest’anno, oltre agli strumenti citati, utilizzeremo come strumento di comunicazione anche la newsletter di ProgesMag per essere sempre più capillari e tempestivi.
E’ possibile il voto per delega?
Sì. Ogni socio può ricevere al massimo due deleghe. Solo i consiglieri di amministrazione in carica non possono ricevere deleghe.
Il sentiero delle identità: giornata di lavoro del coordinamento pedagogico di Proges
Cosa hai imparato in questi anni al “4° piano”?
In realtà ventotto anni fa partii dal piano terra come centralinista. Poi ho avuto la possibilità di passare ad altre funzioni fino a quella dove sono oggi.
Posso dire che lavorare a contatto con presidenti e direttori mi ha consentito di conoscere tante persone sia all’interno che all’esterno delle cooperativa e di acquisire una certa capacità di relazione.
Il mio ruolo mi dà la possibilità di intercettare quasi tutto ciò che succede in Proges.
Anche di prevedere, più o meno, ciò che potrebbe accadere durante la giornata.
Cioè?
Se il passo di chi sta al 4° piano è pesante c’è da scommettere che la giornata sarà in salita, se il passo è leggero probabilmente anche la giornata lo sarà…
Andrea Marsiletti
